Diferențele găsite la numărarea mărfii ajung în contabilitate numai pe baza listelor de inventariere și a procesului-verbal aprobat. Lipsa iese din stoc și devine cheltuială, plusul intră în stoc. Conducerea firmei hotărăște dacă o lipsă se impută sau nu gestionarului, după ce comisia a analizat cauzele. Un caz ipotetic arată cum decurg lucrurile.
Exemplul este construit pentru acest articol și nu descrie o firmă reală. Conturile și înregistrările folosite sunt cele prezentate pe ContaFirma, platformă educațională despre planul de conturi și notele contabile. Exemplul nu are sume, pentru că aici se urmărește ordinea înregistrărilor, nu mărimea lor.
Cazul: un magazin de cartier la inventarierea anuală
Un SRL mic are un magazin alimentar de cartier, cu doi vânzători, dintre care unul este și gestionar. La inventarierea anuală, administratorul numește o comisie. Membrii ei numără marfa raft cu raft și trec cantitățile în listele de inventariere, apoi le compară cu cele din evidența contabilă.
La majoritatea produselor cifrele coincid. La două apar diferențe: lipsesc câteva pachete de cafea, iar la un sortiment de ceai s-au găsit câteva cutii în plus față de evidență. Comisia consemnează ambele constatări într-un proces-verbal și îi cere gestionarului explicații scrise, care se atașează la dosar.
Stoc scriptic și stoc faptic, două cifre puse față în față
Întreaga inventariere se reduce la compararea a două cifre. Stocul scriptic este cel din contabilitate, rezultat din intrările și ieșirile înregistrate de-a lungul anului. Stocul faptic este cel numărat efectiv, cu mâna, pe raft și în magazie. Diferența dintre ele dă plusurile și lipsurile.
Niciuna dintre cifre nu are dreptate din oficiu. Stocul scriptic poate fi greșit dacă o recepție a fost înregistrată pe alt produs sau dacă o vânzare a fost operată pe un cod nepotrivit. Stocul faptic poate fi greșit dacă numărătoarea s-a făcut în grabă. În cazul ipotetic, apropierea dintre cele două produse cu diferențe ridică o întrebare firească: nu cumva o parte din cafea a fost vândută pe codul de ceai? Comisia notează întrebarea și o lasă deschisă până la verificarea documentelor.
Cum se înregistrează lipsa și plusul
După aprobarea procesului-verbal, contabilul face înregistrările. Lipsa iese din stoc la valoarea din evidență și trece pe cheltuieli, cu nota 607 = 371. Nu există un venit care să îi corespundă: marfa a dispărut, iar firma suportă costul ei.
Plusul face drumul invers. Intră în stoc cu nota 371 = 607 și, potrivit reglementărilor, se înregistrează la valoarea justă. Din acel moment, cutiile de ceai găsite în plus există și în contabilitate, nu doar pe raft.
Comerciantul este tentat aici de o scurtătură: lipsa de la cafea și plusul de la ceai s-ar putea „stinge” între ele, ca și cum nimic nu s-ar fi întâmplat. Regula generală spune altceva. Plusurile și lipsurile se înregistrează separat, fiecare la valoarea ei, iar situațiile speciale prevăzute de normele de inventariere le analizează contabilul împreună cu comisia. Efectele fiscale ale lipsurilor formează un capitol aparte, care se analizează cu contabilul, de la caz la caz.
Cine decide imputarea și ce schimbă ea în conturi
Comisia constată, contabilul înregistrează, dar hotărârea aparține conducerii. Pe baza procesului-verbal, administratorul decide dacă lipsa se impută sau rămâne în sarcina firmei.
Dacă se impută, în contabilitate apar două lucruri deodată: o creanță față de angajat și un venit, cu nota 4282 = 7581. Ulterior, reținerea din salariu stinge creanța, cu nota 421 = 4282. Contul 421 este cel al datoriei firmei față de angajați pentru salarii, așa că reținerea micșorează suma pe care gestionarul o primește efectiv.
Un detaliu scapă adesea: imputarea nu anulează lipsa. Cheltuiala înregistrată la scoaterea din stoc rămâne în conturi. Alături de ea apare venitul din imputare, iar cele două se văd separat în balanță. Cine caută lipsa „ștearsă” după recuperarea banilor nu o va găsi dispărută, ci însoțită de un venit.
O lipsă nu înseamnă automat vina gestionarului
În magazinul din exemplu, explicația gestionarului contează la fel de mult ca numărătoarea. Comisia analizează cauzele posibile: erori de înregistrare, perisabilități, sustrageri. Fiecare duce în altă direcție. O eroare de înregistrare arată o problemă de lucru cu documentele. Perisabilitățile țin de natura mărfii. Sustragerea este o chestiune cu totul diferită, care depășește contabilitatea.
De aceea procesul-verbal nu este o simplă formalitate. El leagă cifrele de explicații și îi dă conducerii temeiul deciziei. O imputare hotărâtă fără analiza cauzelor poate pune în sarcina unui om o diferență născută, de fapt, dintr-o recepție înregistrată greșit. Gestionarul are, la rândul lui, interesul ca explicațiile scrise să fie complete și sprijinite pe documente, nu pe amintiri.
Ce învață comerciantul din diferențele repetate
O diferență mică, apărută o dată, se explică și se înregistrează. Diferențele mari sau repetate spun altceva: sunt un semnal despre gestiune și despre felul în care se înregistrează intrările și ieșirile. Dacă același raft iese pe minus la fiecare numărătoare, problema nu se rezolvă prin imputări succesive, ci prin verificarea modului de lucru: cum se face recepția, cum se operează vânzările, cine are acces la marfă.
Operațiunea este tratată pe larg în nota contabilă pentru plusurile și lipsurile de la inventar, una dintre cele 29 de note explicate pe platformă. Fiecare notă cuprinde documentele justificative, articolele contabile cu sume de exemplu și secțiunea „De reținut”.
Pentru comerciant și pentru gestionar, învățătura cazului ipotetic este una practică. Nicio diferență nu intră în conturi fără liste de inventariere și fără proces-verbal aprobat, iar nicio lipsă nu se impută fără o decizie a conducerii. ContaFirma explică aceste înregistrări în scop educațional; aplicarea lor la situația unei firme anume, inclusiv partea fiscală, rămâne în sarcina contabilului. Platforma este operată și susținută de REALCONT®, firmă de contabilitate din București; ContaFirma nu ține evidența firmelor și nu face consultanță individuală.
