Din 1 ianuarie 2026, transmiterea facturilor în sistemul RO e‑Factura a devenit o obligație generală pentru tranzacțiile B2B și B2C. Termenul este clar: maximum 5 zile lucrătoare de la data emiterii. Pentru multe firme, această regulă a schimbat fluxul de lucru din contabilitate și a adus o întrebare practică: ce se întâmplă dacă depășești termenul?
Răspunsul nu se rezumă la o simplă amendă. Întârzierea poate genera riscuri fiscale, blocaje în relația cu partenerii și expunere la controale. Mai jos găsiți pașii și situațiile concrete pe care trebuie să le aveți în vedere, astfel încât să știți exact cum procedați dacă apare o problemă.
Care este termenul legal și cum îl calculați corect
Legea prevede transmiterea facturii în sistemul RO efactura în cel mult 5 zile lucrătoare de la data emiterii. Zilele de sâmbătă, duminică și sărbătorile legale nu intră în calcul.
De exemplu:
- Dacă emiteți factura luni, termenul expiră vineri, în aceeași săptămână.
- Dacă o emiteți vineri, prima zi de calcul este luni, iar termenul se împlinește vineri din săptămâna următoare.
Este important să calculați termenul pornind de la data înscrisă pe factură, nu de la momentul în care ați salvat documentul în programul de facturare. Obligația se aplică indiferent de valoarea facturii sau de tipul clientului.
Multe companii aleg să transmită factura chiar în ziua emiterii, pentru a elimina riscul de omisiune.
Ce înseamnă „netransmitere la termen”
Netransmiterea la termen nu înseamnă doar că ați uitat să încărcați factura în sistem. Există mai multe situații în care autoritățile pot considera că nu v-ați respectat obligația:
- Ați emis factura, dar nu ați transmis-o deloc în sistem.
- Ați transmis-o după expirarea celor 5 zile lucrătoare.
- Ați transmis-o în termen, însă sistemul ANAF a respins-o, iar validarea finală s-a realizat după expirarea termenului.
În practică, contează momentul validării în sistem, nu doar momentul trimiterii. Dacă factura este respinsă din cauza unui cod fiscal greșit sau a unei erori de TVA și o corectați abia în a șasea zi lucrătoare, obligația nu este considerată îndeplinită la timp.
Ce amenzi riscați în cazul întârzierii
Sancțiunile sunt prevăzute în legislația fiscală și diferă în funcție de categoria contribuabilului. În majoritatea cazurilor:
- contribuabilii mici și microîntreprinderile pot primi amenzi între 1.000 și 5.000 lei;
- contribuabilii mijlocii și mari pot ajunge la sancțiuni de peste 10.000 lei.
Amenda nu se aplică automat în ziua a șasea. ANAF constată abaterea în urma unui control sau a unei verificări tematice. Totuși, sistemul înregistrează datele de transmitere, iar inspectorii pot identifica ușor întârzierile.
De regulă, sancțiunea vizează abaterea constatată într-o perioadă fiscală. Dacă inspectorii descoperă mai multe perioade cu întârzieri, pot aplica sancțiuni pentru fiecare situație analizată.
Pentru o evaluare corectă a riscului, discutați cu contabilul sau consultantul fiscal, mai ales dacă întârzierile s-au repetat.
Alte consecințe: relația cu partenerii și deductibilitatea
Impactul nu se oprește la amendă. O factură care nu apare în sistem poate crea probleme și beneficiarului.
Potrivit regulilor privind factura electronică, documentul trebuie validat în sistem pentru a produce efecte fiscale depline. Dacă factura nu este transmisă sau nu este validată, clientul poate întâmpina dificultăți la:
- deducerea TVA;
- înregistrarea cheltuielii în contabilitate;
- justificarea tranzacției în cazul unui control.
În tranzacțiile B2B, beneficiarul poate notifica autoritățile dacă furnizorul nu și-a îndeplinit obligația. În relația cu instituțiile publice, situația devine și mai strictă: plata facturii depinde de validarea acesteia în sistem. Dacă documentul nu este transmis corect, plata se amână până la remediere.
Astfel, întârzierea poate afecta fluxul de numerar și relația contractuală.
Ce faceți dacă ați depășit termenul
Dacă observați că termenul a expirat, acționați imediat. Nu amânați transmiterea, chiar dacă știți că întârzierea există deja.
Pașii recomandați:
- Transmiteți factura cât mai rapid în sistem.
- Verificați statusul și confirmați validarea.
- Dacă a fost respinsă, corectați eroarea și retransmiteți fără întârziere.
- Păstrați dovezile privind data emiterii și eventualele erori tehnice.
Nu modificați artificial data facturii și nu stornați documentul doar pentru a reemite cu o dată mai recentă. Data trebuie să reflecte realitatea economică a livrării sau prestării serviciului. Orice ajustare formală poate genera probleme suplimentare la un control.
În situații neclare, solicitați opinia unui specialist fiscal. O analiză punctuală vă ajută să decideți dacă este necesară o declarație rectificativă sau o informare suplimentară.
Situații speciale și excepții
Nu toate operațiunile intră sub aceeași regulă. De exemplu, livrările intracomunitare sau anumite servicii către parteneri externi pot urma alte mecanisme de raportare. Verificați locul livrării sau al prestării serviciului și tratamentul fiscal aplicabil.
De asemenea, nu există prag valoric pentru transmitere. O factură de 100 lei și una de 100.000 lei au același termen de raportare.
Dacă utilizați facturi simplificate sau bonuri fiscale cu regim de factură, analizați împreună cu contabilul modul în care programul de facturare le transmite în sistem și ce obligații specifice se aplică.
Cum preveniți întârzierile în practică
Prevenția înseamnă organizare și automatizare. În majoritatea cazurilor, întârzierile apar din neatenție sau din lipsa unui flux clar de lucru.
Pentru rezultate stabile:
- Stabiliți o procedură internă clară: cine emite factura, cine verifică datele și cine confirmă transmiterea.
- Verificați zilnic statusul facturilor trimise.
- Activați notificări automate pentru facturi respinse sau în așteptare.
- Folosiți un program care transmite automat factura imediat după emitere.
Integrarea directă cu sistemul RO e‑Factura reduce intervențiile manuale și riscul de eroare. În practică, firmele care automatizează transmiterea încă din ziua emiterii reduc considerabil expunerea la sancțiuni.
De asemenea, planificați înlocuitori pentru perioadele de concediu sau absență. Lipsa persoanei responsabile reprezintă un motiv frecvent pentru depășirea termenului.
Transmiterea facturii în termen de 5 zile lucrătoare reprezintă o obligație clară, cu efecte directe asupra fiscalității și relațiilor comerciale. Dacă întârziați, reacționați rapid, documentați situația și corectați eroarea. Dacă doriți să evitați astfel de riscuri, organizați fluxul intern și utilizați instrumente care vă ajută să monitorizați și să transmiteți automat facturile.