Ziua semnarii pare un final, dar e de fapt punctul de pornire al partii celei mai lungi. De aici incolo conteaza mai putin cat de bine a fost scris proiectul si mult mai mult cat de disciplinat e beneficiarul cu termenele, cu documentele si cu raportarile. Multe proiecte bune se strica exact in etapa asta, dupa ce partea grea parea deja trecuta.
Perioada de implementare dureaza de obicei intre unul si trei ani, cu termene intermediare stabilite prin contract. Fiecare termen depasit atrage fie o notificare, fie o corectie, iar acumularea lor poate duce la rezilierea contractului si la restituirea sumelor deja primite. Situatia nu e frecventa, dar exista.
Beneficiarii care au lucrat cu cineva pe consultanta fonduri europene pastreaza de obicei colaborarea si dupa aprobare, tocmai pentru partea de implementare. Scrierea dosarului dureaza cateva saptamani, implementarea cateva sute de zile, iar riscurile mari sunt in a doua parte. Proportia asta se vede rar inainte de primul proiect.
Graficul si primele luni
Graficul de activitati din proiect devine obligatoriu odata cu semnarea. Nu mai e o estimare optimista facuta ca sa arate bine la evaluare, ci un document dupa care se masoara progresul. Prima intarziere apare de obicei in luna a doua sau a treia, din motive care par minore la momentul respectiv.
La o masura precum DR14 AFIR, unde investitia inseamna utilaje folosite efectiv in campanie, un decalaj de doua luni muta punerea lor in functiune in sezonul urmator. Ferma plateste atunci inca un an de lucrari facute ca inainte, desi finantarea era deja aprobata.
De aceea primele saptamani se folosesc pentru pregatire, nu pentru asteptare. Documentele, cererile de oferta si discutiile cu furnizorii incep imediat, chiar daca plata efectiva vine mai tarziu. Timpul castigat aici acopera intarzierile de mai incolo.
Cine se ocupa efectiv
Partea de proceduri se externalizeaza frecvent, iar multi beneficiari cer consultanta achizitii publice pentru toata durata implementarii. E zona cu cele mai multe reguli si cu cele mai scumpe greseli, deci cea in care ajutorul se vede cel mai clar in cifre.
Implementarea cere timp constant, nu efort concentrat. Cineva din firma trebuie sa raspunda la solicitari, sa stranga documente si sa tina legatura cu finantatorul. Cand rolul asta nu e dat nimanui, ajunge la administrator, peste tot ce face deja, si se amana sistematic pana cand devine urgenta.
Indiferent cine executa, raspunderea ramane la beneficiar. Un consultant poate pregati documentele, dar semnatura si obligatiile din contract apartin firmei care a primit finantarea. Asta nu se poate transfera prin niciun acord.
Rapoartele de progres
Raportarea se face la intervale fixe, de obicei trimestrial, si nu depinde de existenta unor cheltuieli in perioada respectiva. Un raport care spune ca nu s-a intamplat nimic e tot un raport si se depune la termen, altfel se considera netransmis.
Continutul e standardizat, cu formulare puse la dispozitie de finantator. Se completeaza pe masura ce lucrurile se intampla, nu in ultima seara dinaintea termenului, cand jumatate din date nu se mai gasesc.
Ce se aduna pe parcurs pentru fiecare raport:
- activitatile realizate, cu datele lor
- documentele de achizitie finalizate
- facturile si dovezile de plata
- fotografii de la fata locului
- problemele aparute si masurile luate
Actele aditionale
Realitatea se abate aproape mereu de la plan. Un furnizor nu mai livreaza modelul contractat, o lucrare dureaza mai mult, o suma se dovedeste insuficienta. Toate astea se rezolva prin act aditional, nu prin decizii luate pe loc si explicate ulterior.
Cererea se depune inainte de a face schimbarea, cu justificare scrisa. O modificare aplicata intai si anuntata dupa ramane, in cel mai bun caz, o cheltuiala neeligibila. In cel mai rau, pune in discutie tot contractul.
Nu orice se poate modifica. Obiectivele proiectului si indicatorii asumati raman in general fixi, in timp ce graficul, furnizorii sau detaliile tehnice au o marja de ajustare. Limitele sunt scrise in contract si se citesc inainte de a promite ceva unui furnizor sau unui partener.
Vizita pe teren
Finantatorul verifica la fata locului daca investitia exista si daca e folosita conform proiectului. Vizita se anunta de obicei cu cateva zile inainte, uneori mai putin, si nu e o formalitate. Echipa vine cu lista de verificat, punct cu punct.
Se verifica seriile utilajelor, placutele de identificare, locul in care sunt amplasate si documentele care le insotesc. Un utilaj mutat temporar in alta locatie trebuie explicat si documentat. Tot ce a fost decontat trebuie sa poata fi aratat, in stare de functionare si la adresa declarata.
Ce se pregateste inainte de o vizita:
- dosarele de achizitie, complete si ordonate
- facturile si extrasele de plata
- utilajele la locul declarat, functionale
- elementele de identitate vizuala montate
- o persoana care cunoaste proiectul, prezenta
Inchiderea proiectului
Ultima cerere de rambursare vine cu un dosar mai amplu, care cuprinde tot parcursul investitiei. Verificarea dureaza mai mult decat la cererile intermediare, pentru ca se face si o evaluare a indicatorilor asumati la depunere. Pana la plata finala pot trece si cateva luni.
Dupa plata finala incepe perioada de monitorizare, de obicei de trei sau cinci ani. Investitia se pastreaza, se foloseste si se raporteaza periodic, iar instrainarea ei inainte de termen atrage restituirea sprijinului, integral sau proportional.
Proiectele care se inchid fara probleme seamana intre ele: documentele au fost stranse pe parcurs, termenele respectate, iar modificarile anuntate inainte, nu dupa. Nimic spectaculos, doar ordine tinuta constant timp de doi ani. Cine intelege asta de la inceput trece prin implementare fara surprize si ramane cu investitia intreaga.
