Facturarea în afaceri de IT: cum să gestionezi proiectele și taxele în mod corect

Firmele de IT se lovesc zilnic de termene limită, livrabile care se schimbă rapid și cerințe variate din partea clienților. În acest ritm intens, procesul de facturare devine mai mult decât o simplă formalitate. O abordare sistematică a facturării previne blocajele financiare sau greșelile costisitoare și protejează relația cu partenerii de afaceri. Descoperă pașii pentru a gestiona corect facturarea, proiectele și taxele afacerii tale IT! 

Tipuri de facturi și documente financiare în afacerile de IT

Un business IT folosește mai multe tipuri de documente financiare, fiecare adaptat pentru anumite situații. Să clarificăm câteva dintre cele mai importante:

• Factura standard: Cel mai des întâlnit document fiscal, necesar pentru orice serviciu livrat sau produs vândut.
• Proformă: Utilizată ca ofertă financiară, fără valoare fiscală. De exemplu, o agenție IT trimite o proformă pentru a încasa un avans pentru viitorul site al clientului.
• Factura de avans: Atestă sume plătite înainte de livrarea serviciului sau a produsului. O firmă de software o emite atunci când clientul dorește să blocheze o echipă de dezvoltare pentru un proiect viitor.
• Factura electronică (e-Factura): facturarea electronică devine obligatorie pentru firmele care lucrează B2B sau cu autorități publice, ajutând raportarea automată la ANAF.

Pentru ca documentele să fie conforme, nu omite:

• datele de identificare ale emitentului și destinatarului,
• numărul, data facturii,
• descrierea clară a serviciilor sau produselor,
• valoarea și cota de TVA (unde este cazul),
• semnătura electronică la cerințele legale.

Structurarea corectă a procesului de facturare pentru proiectele IT

Un flux clar al facturării îți salvează timp și reduce discuțiile neplăcute cu clienții. Uite cum să procedezi:

1. Stabilește contractul și reperele de facturare Începe orice proiect IT cu un contract detaliat, unde clarifici:
   • care sunt etapele de livrare,
   • când emiți factura pentru fiecare etapă,
   • termenele de plată aplicate.
   De exemplu, la dezvoltarea unei aplicații poți împărți proiectul în: analiză, design, programare și testare. Fiecare fază poate aduce o factură distinctă acceptată de ambele părți.
2. Definește termene de plată și penalizări Notează în contract, dar și pe factură:
   • termenul pentru plată (ex: 7 sau 15 zile),
   • condițiile în care se aplică penalizările pentru întârziere (ex: penalitate de 0,5% pe zi de întârziere).
   Firmele care setează clar aceste repere își cresc rata de colectare a facturilor fără întârzieri.
3. Urmărește livrările și emiterea facturilor Folosește rapoarte de proiect sau aplicații de management (ex: Jira, Trello) pentru a vedea ușor ce s-a predat și ce facturi trebuie emise. Eficiența crește dacă emiți factura imediat după acceptarea livrării din fiecare etapă.

Taxe și regim fiscal pentru firmele de IT în 2025

Obligațiile fiscale se schimbă periodic, așa că monitorizează-le constant. În 2025, modurile de impozitare pentru firmele de IT diferă după forma juridică.

1. Impozit pe profit (SRL peste pragul de microîntreprindere): Dacă SRL-ul depășește limita legală de microîntreprindere, va plăti 16% impozit pe profit. Ține evidența cifrei de afaceri și consultă an de an reglementările fiscale.
2. Impozitul pe veniturile microîntreprinderilor: În 2025, activitățile IT intră la cota obligatorie de 3% pe venit pentru micro, indiferent că ai 1 angajat. În plus, regimul de 1% se aplică doar dacă veniturile nu depășesc aprox. 60.000 euro și dacă activitatea nu este în lista cu 3% obligatoriu.
3. Impozitul pe venit la PFA (Persoană Fizică Autorizată): Pentru PFA, statul aplică o taxă de 10% pe venit, plus contribuții către pensie (CAS) și sănătate (CASS). Dacă veniturile cresc peste anumite praguri, se adaugă și alte contribuții suplimentare.   
4. Salarii și contribuții sociale pentru angajați: Companiile din IT plătesc impozit pe salarii, CAS (contribuție la pensii), CASS (contribuție la sănătate) și contribuția la fondul de muncă. Pentru anumite funcții din IT (de exemplu, programator, inginer sisteme), se poate acorda scutirea de impozit pe salariu, dacă firma îndeplinește condițiile actului normativ.
5. Raportarea electronică e-Factura: Din 2024, toate firmele trebuie să trimită facturile emise către alte companii și stat prin sistemul e-Factura. Această obișnuință reduce riscul de pierdere a documentelor, dar implică și o atenție sporită la formatul electronic și la arhivarea documentelor. Reține că de la 1 ianuarie 2025 este obligatorie și pentru B2C. 

Cheltuieli deductibile pentru afacerile de IT și impactul asupra taxelor

Gestionarea atentă a cheltuielilor deductibile determină cât de mult vei plăti efectiv către stat. Pașii de urmat sunt simpli:

1. Identifică tipurile de cheltuieli deductibile! Deduci cheltuieli legate direct de activitatea firmelor IT, precum:
   • echipamente și accesorii (laptopuri, monitoare, imprimante),
   • licențe software,
   • hosting și servicii cloud,
   • training și dezvoltare profesională pentru echipă,
   • consultanță externă sau abonamente la platforme digitale,
   • costuri cu transportul sau diurna pentru proiecte de deplasare la client,
   • servicii bancare sau taxe pentru tranzacții financiare.
2. Documentează fiecare cheltuială! Păstrează factura emisă pe firmă, contractul cu furnizorul și orice alt act care dovedește legătura dintre cheltuială și activitatea companiei. Anexarea unor rapoarte de utilizare ajută la justificarea sumelor deductibile.
3. Verifică destinația cheltuielilor! Pentru achiziții cu utilizare mixtă (ex: un laptop folosit atât acasă, cât și la birou), deduci doar partea asociată activității economice. Dacă folosești 70% din timp echipamentul pentru proiecte IT, deduci această proporție.

Greșelile frecvente includ ignorarea unor documente justificative, calcularea incorectă a proporției deductibile sau trecerea la cheltuieli a unor costuri personale.

Monitorizează costurile, planifică fluxul de numerar lunar și trimite facturile imediat după acceptarea livrărilor. Astfel îți păstrezi clienții mulțumiți și eviți blocaje indiferent de mărimea sau complexitatea proiectelor IT.