e-Factura ANAF – Cum te înregistrezi în SPV

De la 1 ianuarie 2024, sistemul RO e-Factura a devenit obligatoriu pentru persoanele juridice din România, indiferent de forma de organizare. Indiferent dacă ești PFA, ONG sau PFI, toate persoanele impozabile trebuie să transmită și să primească facturi prin e-Factura.

România a implementat începând cu noiembrie 2021 sistemul național de facturare electronică RO e-Factura, respectând norme europene, la fel ca în alte țări din Uniunea Europeană. De atunci și până în 2024, doar anumite categorii de contribuabili au avut obligația de a se înscrie în sistemul e-Factura.

Dacă nu ai făcut încă pasul de a te înscrie în registrul e-Factura, îți prezentăm în continuare cei 3 pași importanți și necesari înrolării în sistemul RO e-Factura ANAF:

Pasul 1. Înregistrarea în SPV

În cadrul formularului de înregistrare de pe site-ul ANAF – Spațiul Privat Virtual – bifează Înregistrare Utilizator cu certificat digital. Completează datele și încarcă documentul de confirmare a certificatului digital. După completarea datelor aferente zonei de înregistrare, se va afişa o fereastră de validare email şi număr de telefon.Se completează codul primit prin email (email-ul declarat în procesul de înregistrare utilizator) şi codul primit pe telefon (telefonul declarat în fereastra de completare date aferente înregistrării de utilizator)

După transmiterea cererii, documentele vor fi verificate de sistem. Dacă toate informațiile corespund și documentele sunt corecte, cererea în SPV va fi aprobată. Ulterior, contribuabilul va fi notificat pe email cu privire la aprobare.

Pasul 2. Accesarea Spațiului Privat Virtual

Pentru a accesa Spațiul Privat Virtual trebuie să ai un certificat digital calificat pentru a semna electronic, prin completarea datelor și încărcarea actelor solicitate de ANAF și a documentului de confirmare contrasemnat.

Pasul 3. Accesul la RO e-Factura

Tot ce trebuie să faci este să bifezi opțiunea de înregistrare, să selectezi codul de înregistrare a firmei, să apeși butonul Trimite și ești automat înscris în Registrul RO e-Factura. Acum RO e-Factura este disponibilă în contul tău.

Ce trebuie să știi despre certificatul digital

Certificatul digital de care vei avea nevoie la accesarea SPV-ului este un dispozitiv tip token pe care îl introduci în calculator, prin intermediul căruia vei avea semnătură electronică calificată.

Pentru a deschide un cont în SPV cu ajutorul certificatului digital trebuie să deții un certificat valid, emis de un furnizor autorizat (CertSign, DigiSign, AlfaSign, Transped, Certdigital etc.).

La înregistrare vei selecta opțiunea cu certificat digital și vei completa în câmpul Cod de identificare fiscal (CUI/CNP) CUI-ul firmei pentru care soliciți crearea contului SPV. Completezi celelalte câmpuri din formular cu datele firmei, precum și ale titularului certificatului. Dacă titularul certificatului va fi contabilul firmei, este nevoie să ai o împuternicire/procură. Dacă tu, în calitate de administrator, deții certificat digital, atunci vei anexa copia cărții de identitate.

Cum poți urca factura pe site-ul ANAF?

Varianta cea mai optimă pentru generarea fișierului XML este programul de facturare, un soft special creat, care este în conformitate cu standardul trimis de autorități. După 1 iulie 2024 orice operațiune economică vei face pe teritoriul României și pentru care nu vei emite și nu vei transmite factura prin sistemul național este ca și inexistentă. Acel document nu este considerat original, decât dacă trece prin ANAF și primește sigiliul Ministerului Finanțelor.

După 1 iulie 2024, dacă vei primi și vei înregistra facturile în contabilitate în alt mod decât cel prin SPV care să aibă validarea ANAF-ului cu o semnătură electronică numită sigiliul electronic, trebuie să știi că riști o amendă egală cu TVA-ul acelei facturi. Așadar, după 1 iulie 2024, documentul tip factură în România nu va mai fi decât cel electronic, cel trimis și primit prin intermediul ANAF-ului.

Există anumite situații care trebuie respectate cu privire la fișierul standard XML pentru a primi validarea în SPV:

• Dacă realizezi vânzări cu mențiuni speciale (de exemplu: TVA la încasare sau taxare inversă), acest lucru trebuie menționat în fișierul XML
• Pe factura electronică trimisă la ANAF trebuie trecute orice mențiuni legale obligatorii (de exemplu capitalul social)
• Discounturile trebuie specificate în anumite locuri în e-Factura.

De asemenea, un lucru important de știut este acela că arhiva facturilor nu va mai fi acel dosar pus în biblioraft pe care îl foloseai până acum, pentru că nu vor mai fi acceptate documente printate. Arhiva contabilă a firmei tale va fi una electronică. De aceea, trebuie să ai grijă cum arhivezi aceste fișiere și cum le păstrezi, pentru că în cazul unui control în viitor, documentele electronice vor fi cele considerate originale. 

De asemenea, facturile primite de la furnizorii parteneri prin SPV trebuie descărcate în termen de 60 de zile, altfel nu vei mai avea acces la ele și le vei putea obține doar la cerere.

Cum un soft performant vei transmite fără erori, rapid și ușor facturile la ANAF. Procesul pe care îl implică utilizarea e-Factura este simplificat la maxim, oferindu-le astfel antreprenorilor timpul necesar pentru dezvoltarea afacerilor pe care le gestionează.

Aceste modificări pe care companiile sunt obligate să le urmeze determină antreprenorii să ia măsuri extrem de importante în derularea afacerilor. Așadar, dacă ai nevoie de un soft de facturare integrat cu e-Factura care să-ți simplifice viața, atunci NextUp ERP este ceea ce ai nevoie!